Elodie Henry
Spécialiste de l'accompagnement des OF
Comment mettre en place une veille légale et réglementaire efficace pour votre organisme de formation ?
La veille légale et réglementaire est un incontournable pour les organismes de formation qui veulent rester conformes et sereins face aux exigences de la certification Qualiopi. Elle permet d’être toujours à jour sur les règles en vigueur et d’anticiper les changements du secteur.
🗝️ Voici les clés pour mettre en place une veille efficace, sans stress !
1. Repérez les bonnes sources d'information
Pour une veille pertinente, il faut savoir où chercher :
- Le site du Ministère du Travail : il publie toutes les lois, décrets et circulaires qui concernent la formation
- Les sites des OPCO : ils proposent souvent des résumés clairs des obligations réglementaires
- La DREETS : une source fiable pour les mises à jour locales
- Le site de France Compétences : idéal pour suivre les évolutions des certifications et des financements
- Les sites juridiques spécialisés : Legifrance, BOFIP pour la fiscalité ou encore les newletters d'experts en droit de la formation
💡Astuce : il existe une multitude de sources ! Pour ne pas vous perdre, sélectionnez celles qui sont les plus pertinentes pour vous et n'hésitez pas à vous inscrire aux newsletters pour ne louper aucune information !
2. Organisez votre veille
Une veille efficace repose sur une bonne organisation :
- Mettez en place des alertes : Google Alerts, abonnement aux newletters ou flux RSS pour recevoir directement les nouveautés
- Désignez un référent veille : une personne en charge de collecter, analyser et partager les informations
- Tenez un registre de veille : un simple tableau Excel peut suffire pour centraliser les informations et suivre votre veille
- Planifiez des plages de temps pour réaliser votre veille et tenez-vous à ce planning !
💡Astuce : Une veille bi-mensuelle voire mensuelle peut suffire mais gardez à l'esprit qu'une veille régulière vous permettra d'y passer moins de temps. Plus vous laisserez passer du temps et plus le tri de l'information sera chronophage !
3. Triez l'information
Une fois l'info en main, il faut savoir quoi en faire :
- Vérifiez sa fiabilité : regardez toujours la source et la date de publication
- Identifiez ce qui change pour vous : quelles sont les nouvelles obligations ? Quels ajustements sont à prévoir ? Sous quel délai ?
- Faites-vous aider en cas de doute : un consultant spécialisé ou un avocat en droit de la formation peut vous apporter un éclairage utile
💡Astuce : intégrez toutes ces informations dans votre registre de veille !
4. Partager l'information
‼️C'est une obligation de l'indicateur 23 !
La veille légale et réglementaire doit être partagée et diffusée :
- Envoyez des notes synthétiques aux collaborateurs
- Mettez en place un lieu de partage de l'information : Intranet, Extranets formateur, ...
- Organisez des points réguliers : pour informer des changements importants et suivre l'avancée des éventuels ajustements identifiés
5. Démontrez votre veille
Lors de l'audit Qualiopi, vous devez prouver que vous faite bien votre veille :
- Gardez une trace des informations collectées et des actions mises en place
- Archivez les documents clés : notes, articles, mises à jour officielles
- Réalisez un suivi régulier pour montrer une démarche continue
💡Astuce : gardez à l'esprit que votre veille doit être pertinente et régulière ! C'est ce que vous devrez démontrer le jour de l'audit
En résumé...
Faire une veille légale et réglementaire efficace demande de :
- La régularité
- L'organisation
Avec ces bonnes pratiques, votre organisme de formation pourra rester en conformité tout en anticipant les changements. Une veille bien faite, c’est moins de stress et plus de sérénité pour votre activité !
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